نوفر في CHI Business Solutions منظومة متكاملة من الأنظمة الإدارية والمالية والتشغيلية، صُممت لتواكب تطور شركتك وتُعزز أداءها في كل مرحلة. من إدارة الموارد البشرية والمشاريع إلى التحكم المالي والتقارير الذكية، نمنحك أدوات متقدمة تساعدك على اتخاذ قرارات دقيقة، وتحقيق كفاءة تشغيلية عالية، ونمو مستدام في بيئة عمل أكثر تنظيمًا ووضوحًا.
تُعد متابعة العقود والامتثال (Contract and Compliance Monitoring) هي الوظيفة الإدارية الأكثر أهمية لضمان الاستدامة القانونية والمالية لمشاريع الحراسة الأمنية. إن العلاقة بين شركة الحراسة والعميل، وكذلك الجهات الحكومية، تحكمها مجموعة مُعقدة من الالتزامات التعاقدية والقوانين التنظيمية. أي فشل في الوفاء بهذه الالتزامات لا يؤدي فقط إلى فرض غرامات أو فقدان العقود، بل يعرض سمعة الشركة للخطر.
لتحقيق أعلى درجات الحوكمة والامتثال، تعتمد الشركات الأمنية الرائدة على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كمنصة مركزية لإدارة دورة حياة العقد (Contract Lifecycle Management – CLM)، بدءًا من التوقيع وحتى التجديد.
تبدأ المتابعة الفعالة بدمج تفاصيل العقد بالكامل في نظام ERP لربطها بالجوانب التشغيلية والمالية.
عند توقيع العقد، يتم استخراج جميع البنود الإلزامية وتسجيلها في وحدة إدارة العقود (CLM) في ERP:
| نوع الالتزام | الوصف والتفصيل | التكامل مع ERP/WFM |
| الالتزامات التشغيلية | تحديد عدد الحراس المطلوب (Headcount)، متطلبات مستوى المهارة (Skills), ومواعيد التغطية (24/7). | يتم ربط هذه المتطلبات مباشرة بوحدة إدارة القوة العاملة (WFM) لضمان أن الجداول الزمنية لا تنتهكها أبداً. |
| التزامات الجودة والأداء | متطلبات زمن الاستجابة للحوادث (مثلاً: أقل من ٨ دقائق)، معدل إكمال الدوريات (مثلاً: ٩٨% فحص نقاط التفتيش)، وجودة التوثيق. | يتم تعيين هذه الأرقام كـ مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) إلزامية للمشروع، ويتم قياسها يومياً عبر بيانات GTS وIMS. |
| الالتزامات المالية والفواتير | هيكل الأسعار، شروط الدفع، وغرامات التأخير أو عدم الامتثال (SLA Penalties). | يتم ربطها بوحدة المالية (Finance Module) لإصدار الفواتير في المواعيد المحددة والتحقق الآلي من استحقاق الغرامات (إن وجدت). |
| التزامات الإبلاغ والتوثيق | التنسيق على شكل ونوع التقارير المطلوبة (يومية، أسبوعية، شهرية)، وتاريخ تسليمها. | يتم برمجة تقارير المشروع في وحدة التحليل لتوليدها آلياً في التواريخ المُحددة. |
يُستخدم نظام ERP للمراقبة اليومية للالتزام التعاقدي:
الامتثال للقوانين واللوائح الحكومية المحلية والدولية هو التزام لا يقل أهمية عن التزام العميل. أي تقصير هنا قد يؤدي إلى سحب التراخيص أو فرض عقوبات قضائية.
تُعد هذه الجوانب الأكثر عرضة للتدقيق، ويتم إدارتها عبر وحدة الموارد البشرية (HR) ووحدة WFM في ERP:
تتطلب بعض المشاريع الأمنية موافقات من جهات حكومية (مثل الدفاع المدني، أو الجهات الأمنية المحلية):
يتم ربط التزامات الصحة والسلامة المهنية (HSE) بالمهام اليومية:
تعتبر القدرة على تقديم سجلات دقيقة وموثقة عند طلب العميل أو الجهات الحكومية هي الاختبار الحقيقي لنظام إدارة العقود والامتثال.
إن متابعة العقود مع العملاء والجهات الحكومية في قطاع الحراسة الأمنية هي عملية حوكمة مستمرة تتطلب دمج جميع جوانب العمليات والأداء في إطار رقمي واحد. استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كمنصة لإدارة دورة حياة العقد يضمن ليس فقط الوفاء بالالتزامات التشغيلية والمالية، بل يضمن أيضاً الامتثال الكامل للقوانين التنظيمية. هذا المنهج الاستباقي يقلل من المخاطر القانونية والمالية، ويعزز الثقة بين شركة الحراسة وعملائها والجهات الرقابية، مما يدعم النمو والاستدامة على المدى الطويل.
