نوفر في CHI Business Solutions منظومة متكاملة من الأنظمة الإدارية والمالية والتشغيلية، صُممت لتواكب تطور شركتك وتُعزز أداءها في كل مرحلة. من إدارة الموارد البشرية والمشاريع إلى التحكم المالي والتقارير الذكية، نمنحك أدوات متقدمة تساعدك على اتخاذ قرارات دقيقة، وتحقيق كفاءة تشغيلية عالية، ونمو مستدام في بيئة عمل أكثر تنظيمًا ووضوحًا.
تُعد مراقبة الأداء والتحكم (Monitoring & Control) وإنشاء تقارير التقدم اليومي والأسبوعي ركائز أساسية لإدارة المشاريع والعمليات التشغيلية، وخاصة في شركات الحراسة الأمنية. تهدف هذه العملية إلى تحديد ما إذا كان الأداء الفعلي يسير وفقًا للخطط الزمنية والميزانيات والمعايير المحددة، واتخاذ إجراءات تصحيحية فورية عند الضرورة.
إليك إطار عمل لتنظيم عملية المراقبة وإنشاء تقارير التقدم:
تتضمن هذه العملية ثلاث خطوات متكررة لضمان الإدارة الاستباقية للمخاطر:
تُركز هذه التقارير على التفاصيل التشغيلية، والامتثال، والتحديات العاجلة. الهدف هو توفير لقطة سريعة للمشرفين والإدارة العملياتية.
| العنصر الأساسي | محتوى التقرير | المستخدمون الرئيسيون |
| حالة الكوادر | دقة الحضور: تسجيل الغياب أو التأخير في كل موقع. التغطية الأمنية: الإجراءات المتخذة لسد أي نقص في القوة (مثل: تكليف حارس بديل). | مشرفو المواقع، ومدير العمليات. |
| الامتثال التشغيلي | الجولات والدوريات: نسبة إكمال الجولات الأمنية المجدولة (يُفضل ربطها ببيانات نظام تتبع الجولات). حالة المعدات: تسجيل أي أعطال أو مشاكل في أجهزة الاتصال والكاميرات وأنظمة الإنذار. | مشرفو المواقع، وقسم الصيانة. |
| الحوادث والملاحظات | سجل الحوادث: توثيق موجز لأي حادث أو مخالفة وقعت خلال الـ 24 ساعة الماضية، والإجراء الفوري المتخذ. | الإدارة العليا (للتنبيه)، ومدير الأمن. |
| التحديات العاجلة | طلبات الموارد غير المتوفرة (مثل: نقص بطاريات، أو احتياج لزي جديد)، والمخاطر المحددة حديثًا. | المشتريات، والموارد البشرية. |
تُركز هذه التقارير على الاتجاهات الأوسع، وتحليل الأداء مقارنةً بالأهداف، وإدارة الميزانية والجدول الزمني. الهدف هو دعم القرارات الإدارية والاستراتيجية.
| العنصر الأساسي | محتوى التقرير | المستخدمون الرئيسيون |
| ملخص الأداء (KPI Summary) | قياس الأداء: مقارنة أداء الأسبوع الفعلي بالمستهدف على مستوى KPIs الرئيسية (مثل: معدل دوران المخزون، زمن الاستجابة للحوادث، معدل الامتثال لـ SOPs). | الإدارة العليا، ومدير الجودة. |
| الوضع المالي والميزانية | تحليل التباين المالي: مقارنة المصروفات الفعلية للأسبوع (خاصة العمل الإضافي، وتكاليف الوقود) بالميزانية المخططة. التدفق النقدي: ملخص الدفعات المستحقة والمتأخرة من العملاء. | المدير المالي، ومدير العمليات. |
| إدارة المخاطر والتغيير | سجل المخاطر: مراجعة المخاطر ذات الأولوية العالية والخطوات المتخذة لتخفيفها. تعديلات الخطة: توثيق أي تغييرات في نطاق العمل أو الجدول الزمني للمشاريع الأمنية، وتأثيرها على تاريخ التسليم. | مدير المشروع، والإدارة العليا. |
| الخلاصة والإجراءات القادمة | تحديد ثلاثة إجراءات تصحيحية رئيسية سيتم تنفيذها في الأسبوع التالي، بناءً على الانحرافات المكتشفة. | جميع أعضاء الفريق القيادي. |
لضمان كفاءة عملية التقرير، يجب استخدام أدوات منظمة:
