تتبع الحركة الداخلية للمعدات

يُعد تتبع الحركة الداخلية للمعدات والأصول داخل المنشأة (كالمخازن، المصانع، المستشفيات، أو المكاتب الكبيرة) عنصراً حيوياً لتعظيم الكفاءة التشغيلية، وضمان توافر المعدات متى لزمت، وحمايتها من الفقد أو السرقة.

إليك دليل شامل لتنظيم وتتبع حركة المعدات الداخلية:

1. الأساسيات: تسجيل وتصنيف المعدات

قبل البدء في التتبع، يجب وضع أساس متين لجميع المعدات ذات القيمة:

أ. إنشاء سجل الأصول (Asset Register):

سجل مركزي لكل قطعة معدات يجب أن يتضمن البيانات التالية:

  • هوية المعدة: رقم تسلسلي فريد، ورمز شريطي (Barcode) أو رمز QR.
  • الموقع الأصلي/الافتراضي: المكان الذي يُفترض وجود المعدة فيه عادةً (مثلاً: “مخزن الأدوات الثقيلة”، “مختبر البحث رقم 3”).
  • القسم المسؤول: الإدارة أو الفريق الذي يقع على عاتقه مسؤولية المعدة (مثلاً: قسم الصيانة، قسم العمليات).
  • الحالة: (قيد التشغيل، قيد الصيانة، خارج الخدمة).
  • تاريخ الشراء وتكلفة الإهلاك.

ب. ترميز وتصنيف الحركة (Movement Classification):

تحديد أنواع الحركة التي سيتم تتبعها لتسهيل تسجيلها:

  • نقل مؤقت: تحريك المعدة لاستخدامها في مشروع محدد، ثم إعادتها.
  • نقل دائم: تغيير الموقع الافتراضي للمعدة بسبب إعادة تنظيم الأقسام.
  • خروج للصيانة: إرسال المعدة لورشة الصيانة الداخلية أو الخارجية.

2. تقنيات التتبع الداخلي للمعدات

تختلف التقنية المختارة بناءً على قيمة المعدة وحجم المنشأة وميزانية التتبع.

التقنيةكيفية عملهاالمزايا للتتبع الداخليأفضل استخدام لها
الباركود (Barcode) / رمز QRمسح ضوئي يدوي باستخدام قارئ أو تطبيق هاتف ذكي عند نقل المعدة.الأقل تكلفة. سهل التنفيذ الفوري.الأدوات منخفضة القيمة، والأصول الثابتة التي لا تتحرك كثيراً.
RFID السلبي (Passive RFID)وضع علامات راديوية لا تحتاج لبطارية، تقرأها أجهزة قراءة مثبتة أو محمولة.تتبع تلقائي (غير مرئي)، يمكن مسح عدة علامات في نفس الوقت، يلغي الحاجة لخط رؤية مباشر.تتبع الأدوات داخل منطقة تخزين مغلقة أو مخزن كبير.
تقنية البلوتوث منخفض الطاقة (BLE Beacons)وضع منارات (Beacons) صغيرة ترسل إشارات تلتقطها بوابات (Gateways) ثابتة.تحديد الموقع في الوقت الفعلي (RTLS) بدرجة دقة عالية (مستوى الغرفة/الرف)، كفاءة عالية في استهلاك الطاقة.المعدات الطبية، أجهزة الكمبيوتر المحمولة، تحديد موقع الأصول داخل مبنى مكاتب ضخم.
نظام تحديد الموقع الداخلي (IPS / UWB)نظام متقدم يستخدم موجات فائقة الاتساع لتحديد موقع المعدة بدقة عالية جداً (قد تصل إلى سنتيمترات).أعلى دقة للموقع، مثالي للبيئات المعقدة والمصانع.الروبوتات، آلات الإنتاج الحساسة، الأصول باهظة الثمن.

3. إجراءات وضوابط الحركة والتسليم

لضمان عمل نظام التتبع، يجب وضع بروتوكولات صارمة لعمليات “الخروج” و “العودة”:

أ. آلية “الاستعارة” والتسليم:

  • طلب الإذن: يجب أن يطلب الموظف إذناً بتحريك المعدة قبل النقل، مع تحديد مدة الاستخدام والموقع الجديد.
  • تسجيل النقل: عند تسليم المعدة، يتم إلزام الطرفين بتسجيل الحركة في النظام (عبر مسح الباركود، أو تسجيل الخروج في برنامج). يجب تسجيل:
    • تاريخ ووقت الخروج.
    • اسم الموظف المستلم.
    • الموقع/المشروع الجديد.
    • التاريخ المتوقع للعودة.

ب. المسؤولية والمحاسبة:

  • المسؤولية الفردية: يتحمل الموظف الذي سجل “خروج” المعدة المسؤولية الكاملة عنها حتى يتم تسجيل “إعادتها” وتسليمها إلى الموقع الافتراضي أو المسؤول الأصلي.
  • التنبيهات التلقائية: يجب أن يُصدر النظام تنبيهاً للموظف المسؤول (وإلى مديره) إذا تجاوزت المعدة التاريخ المتوقع لعودتها، أو إذا تم نقلها إلى موقع “غير مصرح به” (Geofencing).

ج. المراجعة الدورية (Auditing):

  • الجرد الدوري للمعدات: إجراء جرد فعلي مفاجئ أو دوري للتأكد من تطابق السجلات مع الواقع، ومراجعة الأصول التي تجاوزت فترة استخدامها المتوقعة.
  • مراجعة حالة المعدات: التحقق من حالة المعدة عند عودتها من أي استخدام طويل لجدولة الصيانة الوقائية اللازمة.

4. الفوائد الرئيسية لتتبع الحركة الداخلية

  • زيادة الكفاءة: تقليل “وقت البحث” عن المعدات، مما يزيد من إنتاجية الموظفين.
  • إدارة الصيانة: تتبع الموقع الحالي للمعدة وعدد ساعات تشغيلها (باستخدام مستشعرات إنترنت الأشياء) لتحديد مواعيد الصيانة الوقائية بدقة، وإطالة عمر الأصل.
  • تقليل الفقد والسرقة: مراقبة جميع حركات المعدات داخل المنشأة وتحديد أي خروج غير مصرح به.
  • تحسين استخدام الأصول: تحديد المعدات “الخاملة” التي لا يتم استخدامها لنقلها إلى مشاريع أخرى أو للنظر في بيعها.

مقالات مشابهة