نوفر في CHI Business Solutions منظومة متكاملة من الأنظمة الإدارية والمالية والتشغيلية، صُممت لتواكب تطور شركتك وتُعزز أداءها في كل مرحلة. من إدارة الموارد البشرية والمشاريع إلى التحكم المالي والتقارير الذكية، نمنحك أدوات متقدمة تساعدك على اتخاذ قرارات دقيقة، وتحقيق كفاءة تشغيلية عالية، ونمو مستدام في بيئة عمل أكثر تنظيمًا ووضوحًا.
الخطوات الأساسية لإعداد عقود شركات الحراسة الأمنية (Essential Steps in Drafting Security Company Contracts) 🛡️📝
يُعد عقد الحراسة الأمنية وثيقة قانونية وتشغيلية بالغة الأهمية. يجب أن يكون دقيقاً وشاملاً لضمان حماية حقوق الشركة والعميل وتحديد مسؤوليات كل طرف بوضوح، خاصة فيما يتعلق بالتكاليف والأداء. تتلخص الخطوات الأساسية لإعداد هذه العقود فيما يلي:
I. مرحلة التحضير والتقييم (Preparation and Assessment)
تسبق هذه الخطوة صياغة النص الفعلي للعقد وتضمن أن الأساس التشغيلي والمالي سليم.
تقييم المخاطر والموقع (Risk and Site Assessment):
إجراء مسح أمني شامل للموقع (Security Survey) لتحديد نقاط الضعف، ونوع الأصول المراد حمايتها، ومستوى التهديد المتوقع.
تحديد المتطلبات التشغيلية (Operational Requirements): عدد الحراس المطلوبين، نوع المهارات (مثلاً: حارس مُسلح، مراقبة CCTV، دوريات)، وعدد ساعات العمل.
الأهمية: تحديد التكاليف الحقيقية والاحتياجات التشغيلية التي سيُبنى عليها التسعير.
تحديد نطاق العمل بوضوح (Defining the Scope of Work – SOW):
يجب أن يكون نطاق العمل مفصلاً وقابلاً للقياس (Quantifiable). يُعد هذا الملحق الأساسي للعقد.
تحديد الواجبات (Duties): قائمة دقيقة ومفصلة لمهام الحارس (مثل: فحص المركبات، تسجيل الزوار، جولات التفتيش).
الحدود (Exclusions): تحديد واضح للخدمات التي لا تقدمها الشركة (مثل: أعمال الصيانة غير الأمنية، أو التدخل في نزاعات الملكية غير الأمنية).
الأهمية: منع ما يُعرف بـ “زحف النطاق” (Scope Creep) وتجنب نزاعات “من المسؤول عن ماذا؟” في المستقبل.
الامتثال القانوني والتراخيص (Legal and Regulatory Compliance):
التأكد من أن الشركة لديها جميع التراخيص والتصاريح الحكومية المطلوبة لتقديم الخدمة في الموقع أو المنطقة المحددة.
الالتزام بجميع قوانين العمل المحلية المتعلقة بساعات العمل، الأجور الإضافية، والإجازات، لضمان عدم تعرض العقد للمخالفات القانونية.
II. مرحلة صياغة الشروط التعاقدية الأساسية (Drafting Core Contractual Terms)
هذه هي المكونات القانونية والمالية التي يجب أن يتضمنها متن العقد:
الشروط المالية والتسعير (Financial Terms and Pricing):
هيكل التسعير: تحديد واضح لما إذا كان التسعير بسعر الساعة (Per Hour Rate)، أو المشروع (Fixed Project Rate)، أو الاشتراك الشهري (Monthly Retainer).
مصفوفة التكلفة (Cost Matrix): تحديد سعر الوحدة لكل خدمة (سعر الحارس، سعر العمل الإضافي، سعر الدوريات).
آلية المراجعة السنوية: تحديد موعد وشروط مراجعة الأسعار (مثلاً: زيادة سعرية سنوية مرتبطة بـ معدل التضخم أو زيادة الحد الأدنى للأجور).
شروط الدفع (Payment Terms): تحديد مدة الدفع (مثلاً: صافي 30 يوماً – Net 30) والعقوبات المترتبة على التأخير.
اتفاقيات مستوى الخدمة (Service Level Agreements – SLAs) والأداء:
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): تحديد مقاييس الأداء القابلة للقياس (مثلاً: زمن الاستجابة للحوادث، نسبة الحضور والانضباط التي يجب أن تزيد عن 98.5%).
الغرامات والخصومات (Penalties/Deductions): تحديد الشروط التي يحق بموجبها للعميل خصم مبلغ من الفاتورة بسبب عدم الامتثال لـ SLAs (مثل: غرامة مالية لكل ساعة تغطية ناقصة).
مدة العقد والإنهاء (Term and Termination):
مدة العقد: تحديد تاريخ البدء والانتهاء (سواء كان سنة واحدة قابلة للتجديد، أو مدة محددة بثلاث سنوات).
شروط الإنهاء: تحديد الأسباب التي يحق بموجبها لأي من الطرفين إنهاء العقد (مثل: الإخلال المادي بشروط العقد، أو الإفلاس، أو الإنهاء بغير سبب مع إشعار مسبق بفترة زمنية محددة).
المسؤولية والتأمين (Liability and Insurance):
تحديد المسؤولية (Limitation of Liability): وضع سقف للمسؤولية المالية للشركة في حال وقوع خسارة أو ضرر بسبب إهمال الحارس (يجب استشارة محامٍ).
التأمين: إلزام الشركة بتقديم وثائق تأمين سارية المفعول (مثل: تأمين المسؤولية العامة وتأمين التعويض المهني) وذكر الحد الأدنى لتغطية التأمين المطلوب.
III. مرحلة التوثيق والإلحاق (Documentation and Appendices)
يجب أن تكون هذه الملاحق جزءاً لا يتجزأ من العقد ويجب الإشارة إليها في المتن:
إجراءات التشغيل الموحدة (Standard Operating Procedures – SOPs):
ملحق يوضح الإجراءات التفصيلية للتعامل مع السيناريوهات المختلفة (مثلاً: إجراءات الحريق، إجراءات الإخلاء، إجراءات التعامل مع المشتبه بهم).
بيانات الموظفين والتدريب:
التزام الشركة بتوفير حراس مؤهلين ومدربين.
في بعض الحالات، يمكن أن يُطلب إرفاق شهادات تدريب الحراس المعينين للموقع (مع مراعاة الخصوصية).
آلية حل النزاعات (Dispute Resolution):
تحديد الإجراءات المُتفق عليها لحل النزاعات (مثلاً: البدء بالتفاوض الودي، ثم اللجوء إلى التحكيم أو التقاضي، وتحديد المحكمة أو الجهة القضائية المختصة).
الخلاصة: إن إعداد عقد حراسة فعال يتطلب دمج الدقة القانونية (المسؤولية والإنهاء) مع الوضوح التشغيلي والمالي (نطاق العمل ومقاييس الأداء). يجب مراجعة العقد النهائي واعتماده من قبل المستشار القانوني للشركة لضمان الامتثال لجميع القوانين المحلية.
