نوفر في CHI Business Solutions منظومة متكاملة من الأنظمة الإدارية والمالية والتشغيلية، صُممت لتواكب تطور شركتك وتُعزز أداءها في كل مرحلة. من إدارة الموارد البشرية والمشاريع إلى التحكم المالي والتقارير الذكية، نمنحك أدوات متقدمة تساعدك على اتخاذ قرارات دقيقة، وتحقيق كفاءة تشغيلية عالية، ونمو مستدام في بيئة عمل أكثر تنظيمًا ووضوحًا.
يُعد التوثيق الإلكتروني (Digital Documentation) لكل مرحلة من مراحل تنفيذ الخدمة الأمنية (من التخطيط إلى الإنجاز) أمراً حيوياً. في قطاع الحراسة، يعمل التوثيق كدليل لا يقبل الجدل على تقديم الخدمة، والالتزام بمعايير الأداء، وحماية الشركة قانونياً ومالياً.
يتم هذا التوثيق من خلال حزمة متكاملة من الأنظمة المترابطة (WFM, GTS, IMS, ERP) التي تخلق مسار تدقيق رقمي (Digital Audit Trail) لكل إجراء.
التوثيق في هذه المرحلة يضمن أن المتطلبات التشغيلية للعقد مفهومة ومُدرجة في الأنظمة.
| الإجراء | الوثيقة الرقمية المطلوبة | نظام التوثيق |
| تقييم الموقع وبدء العقد | سجل تقييم المخاطر الأولي: تقرير مسح الموقع، صور نقاط الضعف، تحديد نقاط التفتيش (Checkpoints). | نظام إدارة المشاريع أو نظام IMS. |
| إعداد نطاق العمل (SOW) | وثيقة SOW رقمية مُعتمدة: تتضمن عدد الحراس، ساعات التغطية، والمعدات. | وحدة المبيعات والمشاريع في ERP. |
| جدولة القوى العاملة | الجدول الزمني المعتمد: خطة توزيع الحراس وتحديد النوبات لكل موقع. | نظام إدارة القوى العاملة (WFM). |
| تسليم الأصول | سجل تسليم الأصول الرقمي: قائمة بالمعدات المسلمة لكل حارس (راديو، زي، إلخ) مع توقيع إلكتروني بالاستلام. | نظام إدارة الأصول (Asset Management). |
الوثائق اليومية تثبت الالتزام بساعات العمل والإجراءات التشغيلية.
| الإجراء | الوثيقة الرقمية المطلوبة | نظام التوثيق |
| الحضور والانصراف | سجلات الحضور/الانصراف الإلكترونية: ختم زمني دقيق وإحداثيات GPS لتسجيل دخول وخروج كل حارس. | نظام WFM/T&A. |
| جولات الحراسة الروتينية | سجلات مسح نقاط التفتيش (GTS Log): ختم زمني، موقع GPS، وإجابات الحارس على قائمة التحقق (Checklist). | نظام جولات الحراسة (GTS). |
| التقارير اليومية | التقرير اليومي (Daily Activity Report – DAR) المُعتمد: تقرير مُلخص للأنشطة اليومية، يُوقَّع إلكترونياً من الحارس والمشرف. | نظام IMS أو تطبيق الموبايل الخاص بالحراسة. |
| مراقبة الانضباط | سجل المخالفات والتنبيهات: توثيق أي تأخير، أو غياب، أو عدم امتثال للزي، مع إرفاق صور (إن وُجد). | نظام WFM و HR. |
التوثيق الدقيق للحوادث أمر بالغ الأهمية للمساءلة القانونية والتأمين.
| الإجراء | الوثيقة الرقمية المطلوبة | نظام التوثيق |
| الإبلاغ عن الحادث | سجل الإبلاغ الأولي: تسجيل وقت الإبلاغ، نوع الحادث، وموقع الحادث. | نظام IMS. |
| تقرير الحادث النهائي | تقرير الحادث المُفصَّل (Incident Report): يتضمن وصف الحادث، الأدلة (صور/فيديوهات مُرفقة)، الإجراءات المتخذة، وأسماء الشهود، مُوقّع إلكترونياً من الحارس والمشرف. | نظام IMS. |
| قياس زمن الاستجابة | سجل زمن الاستجابة (Response Time Log): توثيق دقيق لوقت الاستجابة (من الإبلاغ إلى الوصول) لضمان الالتزام بـ SLA. | نظام IMS. |
| الإبلاغ للجهات الرسمية | سجل الاتصالات الخارجية: توثيق متى، ومع من، تم الاتصال من الشرطة أو المطافئ، ورقم البلاغ. | نظام IMS. |
توثيق الإجراءات المالية يضمن الدقة في الفوترة والامتثال القانوني.
| الإجراء | الوثيقة الرقمية المطلوبة | نظام التوثيق |
| احتساب الساعات المفوترة | كشف الساعات المعتمدة: تقرير إجمالي يوضح ساعات العمل الفعلية المعتمدة مقابل الساعات المجدولة. | نظام WFM (يُرحَّل إلى ERP). |
| إصدار الفاتورة | الفاتورة الإلكترونية المُعتمدة: الفاتورة بصيغة رقمية (PDF/XML) وموقعة رقمياً، تتضمن تفصيلاً للخدمات وأي خصومات (غرامات). | وحدة الحسابات المدينة (AR) في ERP. |
| توثيق التسليم | سجل تسليم الفاتورة: تسجيل تاريخ ووقت إرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني للعميل. | نظام ERP. |
| سجل التحصيل | سجل متابعة الذمم المدينة (AR Aging Log): توثيق كل اتصال هاتفي أو بريد إلكتروني مُرسل للعميل للمطالبة بالدفع. | نظام ERP. |
| إغلاق العقد | نموذج إخلاء طرف: توثيق استلام جميع المعدات والأصول من الموقع عند انتهاء العقد. | نظام إدارة الأصول و HR. |
