نوفر في CHI Business Solutions منظومة متكاملة من الأنظمة الإدارية والمالية والتشغيلية، صُممت لتواكب تطور شركتك وتُعزز أداءها في كل مرحلة. من إدارة الموارد البشرية والمشاريع إلى التحكم المالي والتقارير الذكية، نمنحك أدوات متقدمة تساعدك على اتخاذ قرارات دقيقة، وتحقيق كفاءة تشغيلية عالية، ونمو مستدام في بيئة عمل أكثر تنظيمًا ووضوحًا.
التوافق مع متطلبات منصة “اعتماد” لعقود شركات الحراسة الأمنية (Etimad Platform Compliance) 🇸🇦
تُعد منصة “اعتماد” الأداة الحكومية الرئيسية في المملكة العربية السعودية لإدارة العقود والمناقصات والمطالبات المالية بين الجهات الحكومية والقطاع الخاص. يجب على شركات الحراسة الأمنية التي تتعاقد مع القطاع الحكومي ضمان التوافق التام مع متطلبات المنصة في كل مرحلة من مراحل تنفيذ العقد.
I. التوافق في مرحلة تسجيل العقد وإدارته
تضمن هذه المرحلة أن الأساس القانوني والمالي للعقد مسجل بشكل صحيح في النظام الرقمي الحكومي:
التسجيل الإلزامي للعقد:
يجب على الشركة (المورد) والجهة الحكومية (العميل) تسجيل العقد النهائي على منصة اعتماد فور توقيعه.
يجب أن تتطابق جميع بيانات العقد المسجلة (القيمة الإجمالية، مدة العقد، شروط الدفع) مع النسخة الورقية الموقعة أو النسخة الإلكترونية المعتمدة.
إدارة أوامر التغيير والملاحق (Change Orders):
يجب رفع أي أمر تغيير (Change Request) أو ملحق عقد (التي تم تناولها في النقطة السابقة) والموافقة عليه داخل منصة اعتماد قبل البدء في تنفيذه.
الأهمية: إذا لم يتم تسجيل أمر التغيير، فلن تتمكن الشركة من إصدار مطالبات دفع للمبالغ الإضافية الناتجة عن هذا التغيير، مما يؤدي إلى خسارة مالية مباشرة.
تسجيل دفعات الدفعات (Payment Milestones):
يجب تحديد جدول دفعات واضح في المنصة (عادةً تكون دفعات شهرية بناءً على ساعات العمل المُنجزة). هذا يربط المطالبة المالية بنطاق عمل محدد.
II. التوافق في مرحلة مطالبات الدفع والفوترة
هنا يتم ربط التوثيق الإلكتروني (الذي تم إنشاؤه في مراحل التنفيذ) بالمطالبة المالية عبر المنصة:
إعداد مطالبات الدفع (Submitting Payment Claims):
يجب أن يتم إصدار الفواتير (المطالبات المالية) إلكترونياً عبر منصة اعتماد، ويجب أن تكون مرتبطة بـ رقم العقد ومرحلة الدفع المسجلة مسبقاً.
التحدي: يجب أن تكون المطالبة متوافقة تماماً مع القيمة المتبقية للمرحلة في العقد.
إرفاق أدلة التنفيذ الرقمية:
لضمان قبول المطالبة، يجب أن تُرفق الشركة الأدلة التي تثبت إنجاز العمل بالكامل ووفقاً لـ الشروط التشغيلية (SLAs). تشمل هذه الأدلة:
تقارير الحضور والانصراف (WFM Logs): إثبات عدد ساعات العمل الفعلي لكل حارس.
ملخص الأداء الشهري: تقرير يوضح الالتزام بـ KPIs وغرامات عدم الامتثال (إن وجدت).
آلية الخصومات والغرامات:
إذا كان العقد يتضمن غرامات على الأداء (مثل خصم بسبب نقص التغطية)، يجب أن تُدرج هذه الخصومات في المطالبة المالية قبل إرسالها للجهة الحكومية.
دور اعتماد: تُسهل المنصة عملية مراجعة الغرامات من قبل الجهة الحكومية واعتماد صافي المبلغ المستحق للدفع.
III. التوافق في مرحلة المراجعة والاعتماد والرقابة
تتولى المنصة مسؤولية تنظيم عملية الاعتماد والدفع وفقاً لـ “نظام سداد” الحكومي:
عملية المراجعة الحكومية:
يتم تحويل المطالبة إلكترونياً إلى الجهة الحكومية للمراجعة. يعتمد سرعة الاعتماد بشكل كبير على مدى وضوح الأدلة المرفقة (مدى قوة التوثيق الإلكتروني الداخلي للشركة).
إصدار أمر الصرف (Disbursement Order):
بعد موافقة الجهة الحكومية على المطالبة، تقوم المنصة بإصدار أمر صرف لتحويل المبلغ المستحق. هذا يضمن أن عملية الدفع تتبع المسار القانوني والمالي السليم.
الرقابة والشفافية:
تُسجل جميع مراحل العقد والدفع في منصة اعتماد، مما يوفر للشركة سجلاً رسمياً وحكومياً لتاريخ كل مطالبة، بما في ذلك فترة المراجعة وسبب التأخير (إذا حدث).
IV. المواءمة الداخلية للتوافق مع “اعتماد”
لتحقيق التوافق السلس مع منصة اعتماد، يجب على شركة الحراسة مواءمة أنظمتها الداخلية:
المتطلب من اعتماد
النظام الداخلي الداعم
الإجراء التشغيلي
دقة المطالبة المالية
نظام ERP (المحاسبة)
استخدام سجلات WFM/GTS كمدخل آلي لإنشاء الفواتير، لضمان تطابق قيمة الفاتورة مع ساعات العمل الفعلية.
تسجيل كل أمر تغيير مُوقع في النظام الداخلي ومن ثم رفعه فوراً إلى منصة اعتماد لتحديث القيمة الإجمالية للعقد.
الخلاصة: لا يقتصر التوافق مع منصة اعتماد على مجرد تسجيل العقد، بل يتطلب التكامل الرقمي بين أنظمة شركة الحراسة (لتوليد الأدلة) وعمليات الفوترة، لضمان أن كل مطالبة دفع مستندة إلى إثبات أداء موثق، مما يقلل مخاطر رفض المطالبة أو تأخير الدفع.
