نوفر في CHI Business Solutions منظومة متكاملة من الأنظمة الإدارية والمالية والتشغيلية، صُممت لتواكب تطور شركتك وتُعزز أداءها في كل مرحلة. من إدارة الموارد البشرية والمشاريع إلى التحكم المالي والتقارير الذكية، نمنحك أدوات متقدمة تساعدك على اتخاذ قرارات دقيقة، وتحقيق كفاءة تشغيلية عالية، ونمو مستدام في بيئة عمل أكثر تنظيمًا ووضوحًا.
تنطوي إدارة الالتزامات القانونية للعقود على عملية بالغة الأهمية لشركات القطاع الخاص، لضمان الامتثال القانوني، وتجنب المخاطر والغرامات، والحفاظ على سمعة الشركة.
إليك دليل شامل لإدارة الالتزامات القانونية للعقود، مقسّم إلى ثلاث مراحل رئيسية:
تعتبر هذه المرحلة هي الأساس لعملية الإدارة، حيث يتم فيها استخراج وتصنيف جميع الالتزامات القانونية من العقد:
| الخطوة | الوصف والتطبيق | أمثلة على الالتزامات المستخرجة |
| أ. تحديد العناصر القانونية الحرجة (Critical Clauses) | قراءة كل عقد (سواء مع عميل، مورد، أو موظف) والتركيز على البنود التي تتطلب إجراءً أو تسليماً في تاريخ محدد أو عند وقوع حدث معين. | * بنود الإنهاء: تحديد فترة الإشعار المطلوبة لإنهاء العقد (مثلاً: 60 يوماً إشعار خطي). |
| ب. استخلاص الالتزامات الإيجابية (Affirmative Obligations) | استخراج جميع المهام أو التسليمات التي يجب على شركتك تنفيذها بموجب العقد. | * بنود التقارير: تقديم تقارير أداء ربع سنوية في موعد أقصاه اليوم الخامس عشر من الشهر التالي لنهاية الربع. |
| ج. استخلاص الالتزامات السلبية (Negative Obligations) | استخراج القيود أو المحظورات التي يجب على شركتك تجنبها بموجب العقد. | * بنود السرية وعدم المنافسة: عدم الكشف عن معلومات العميل، وعدم التعاقد مع منافسين محددين لمدة سنتين بعد انتهاء العقد. |
| د. تحديد مواعيد الأهمية القانونية | تحديد التواريخ التي يترتب عليها نتائج قانونية (مثل تجديد العقد، أو انتهاء فترة الضمان). | * تجديد تلقائي: إرسال إشعار عدم تجديد العقد قبل 90 يوماً من تاريخ انتهاء المدة. |
تتطلب إدارة الالتزامات القانونية نظاماً مركزياً يضمن عدم نسيان أي موعد. يمكن تحقيق ذلك باستخدام برامج إدارة العقود (CLM) أو ببساطة من خلال جداول بيانات منظمة (كما سننشئ لك لاحقاً).
| الجانب | الإجراء المتبع |
| أ. نظام التذكير (Alert System) | يجب إعداد تنبيهات مسبقة للالتزامات الحرجة. يفضل أن يكون التنبيه الأول قبل الموعد النهائي بوقت كافٍ (مثلاً 60 يوماً)، والتنبيه الثاني قبل التنفيذ بمدة قصيرة (أسبوع). |
| ب. تعيين المالك (Ownership Assignment) | يجب تعيين شخص أو قسم محدد (مالك) لكل التزام قانوني. مثلاً: “تجديد تراخيص الموظفين” يكون مسؤولية قسم الموارد البشرية. |
| ج. سجل الامتثال (Compliance Log) | إنشاء سجل يوضح تاريخ إنجاز الالتزام، ومن قام بالإنجاز، والدليل على ذلك (مثلاً: رقم إيصال الإيداع، نسخة من التقرير المرسل، رسالة البريد الإلكتروني المؤرخة). |
| د. المراجعة الدورية للقانون المطبق | يجب مراجعة العقود بشكل دوري لموائمتها مع أي تغييرات في القوانين واللوائح الحكومية ذات الصلة بالقطاع (مثلاً: تحديثات قانون العمل). |
تهدف هذه المرحلة إلى تقييم مستوى المخاطر المرتبطة بالالتزامات واتخاذ إجراءات تصحيحية:
لتطبيق هذا النظام بشكل فوري، يمكن استخدام نموذج جدول (كما طلبنا سابقاً) يضم الحقول الأساسية التالية:
| الحقل | الغرض من التتبع |
| اسم العقد/الطرف الآخر | لتحديد العقد الذي ينتمي إليه الالتزام. |
| الالتزام القانوني (تفصيلي) | وصف واضح للعمل المطلوب (مثلاً: “تزويد العميل بكشف حساب شهري”). |
| المادة القانونية في العقد | رقم المادة/البند في العقد لسهولة الرجوع إليه. |
| تاريخ الاستحقاق أو الموعد النهائي | التاريخ الذي يجب أن يتم فيه الإنجاز (مثلاً: 30/11/2025). |
| تاريخ التذكير الأول/الثاني | لضمان البدء في العمل قبل فوات الأوان. |
| الجهة المسؤولة داخلياً | الإدارة أو الشخص المعني بالتنفيذ (مثلاً: المحاسبة، العمليات، الموارد البشرية). |
| حالة الالتزام | (مكتمل / قيد التنفيذ / متأخر / ملغي). |
| ملاحظات وإثباتات الامتثال | رابط للدليل (إيصال، رسالة بريد إلكتروني، تقرير مُوقع). |
إن الإدارة الفعالة للالتزامات القانونية هي خط الدفاع الأول ضد المخاطر القانونية، وتضمن أن الشركة تنفذ عقودها بمهنية تامة.
